On Time In Full (OTIF) in der Lieferkette: Wie kann Technologie zur Leistungsverbesserung beitragen?

In der Supply Chain steht OTIF für „on time in full“ (pünktlich und vollständig) und bedeutet, dass die korrekte Ware in der richtigen Menge zum zugesagten Termin an die Kunden geliefert wird. Die Aufnahme dieses Key Performance Indicators (KPI) in Ihre Lieferkette ermöglicht es Unternehmen, sich selbst zu messen, während gleichzeitig die Leistung aller Teilnehmer im Handelsökosystem bewertet werden kann. Letztendlich ermöglicht es die Messung der Fähigkeit eines Unternehmens, sein Versprechen einzulösen und gleichzeitig die höchste Bruttomarge auf seine Lagerinvestitionen zu erzielen.

Wie misst man OTIF?

OTIF-Messungen stellen Unternehmen unabhängig von ihrer Art oder Branche vor Herausforderungen. Es handelt sich um eine entscheidende Kennzahl, die den Beitrag der Supply Chain zum Kundenerlebnis widerspiegelt und sich auf Marken, Großhändler, Einzelhändler, Hersteller und Distributoren auswirkt, sowohl online als auch offline.

Auch wenn es keine Patentlösung für die Messung von OTIF gibt, ist das Ergebnis oft von zahlreichen Faktoren abhängig, die die Gesamtleistung beeinflussen. Lieferanten, Bestandstransparenz und andere Variablen, die außerhalb der direkten Kontrolle liegen, können OTIF beeinflussen.

Durch die Analyse von Key Performance Indicators und die Identifikation von Fehlern in verschiedenen Kategorien können Unternehmen die Geschichte hinter ihren Zahlen verstehen. Fehler fallen im Allgemeinen in vier Kategorien: Mensch (People), Prozess, Beteiligte (Participant) und System. Dies hilft dabei, Verbesserungspotenziale genau zu lokalisieren.

Es gibt mehrere Faktoren, die zu Verzögerungen/Diskrepanzen und letztendlich zu Fehlschlägen bei OTIF in einem Unternehmen führen. Dazu können gehören, sind aber nicht beschränkt auf:

• Probleme mit der Bestandstransparenz,
• Lineare Auftragsausführung,
• Logistik-Updates,
• Ausnahmebehandlung,
• Lieferantenleistung.

Eine zugrunde liegende OTIF-Strategie ist unerlässlich, und es ist entscheidend, alle Aspekte des Unternehmens und seines Ökosystems zu berücksichtigen, wenn man nach der Ursache von Problemen sucht und wie diese behoben werden können:

1. Erwartungen an Lieferanten und Drittparteien: Setzen Sie klare Erwartungen, verbessern Sie die Kommunikation und lösen Sie alle Probleme, die sich auf OTIF auswirken. Die Etablierung derselben KPIs gibt nicht nur das Ziel vor, sondern dient auch dazu, Fehlerquellen ausfindig zu machen („to ferret-out“).
   
   
2. Technologie für Echtzeit-Monitoring: Implementieren Sie Technologien, die S.M.A.R.T.-Ergebnisse (Spezifisch, Messbar, Ausführbar/Attraktiv, Realistisch und Terminiert) liefern und den relevanten Stakeholdern regelmäßige Berichte zur Verfügung stellen. Noch wichtiger ist, dass dies eine Überwachung bietet, die Ausnahmen signalisiert, auf die in Echtzeit reagiert werden kann, wodurch ein potenzieller Ausfall gerettet wird.
   
   
3. Bestandsoptimierung: Das Verständnis Ihrer globalen Bestandsverteilung ist das wichtigste und kritischste Element für den Erfolg bei OTIF. Sie können keine verlässlichen Zusagen machen, ohne Ihre Bestandsverfügbarkeit und deren Standort in Echtzeit präzise zu kennen.
   
   
4. Kundenservice-Level-Agreements (SLAs): Kommunizieren Sie mit Kunden, verstehen Sie deren Bedürfnisse und priorisieren Sie diese. Stellen Sie sicher, dass Ihr System (OMS) deren SLAs abbilden und auch ausführen kann.
   
   
5. Kontinuierliche Verbesserung: Dies umfasst End-to-End-Transparenz sowie Systeme zur Überwachung und Erfassung von Erfolgen und Fehlschlägen, die die OTIF-Leistung verbessern. Und schließlich bedeutet es, Erfolgsfaktoren schnell im gesamten Unternehmen replizieren zu können, indem der Fortschritt regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst wird. Treffen Sie sich häufig (quartalsweise) mit allen Beteiligten, um über Ihre Supply-Chain-Initiativen, Erfolge und Fehlschläge zu sprechen.

Eine Verbesserung der OTIF-Rate um 5 % kann für ein Unternehmen erhebliche Auswirkungen auf dessen Betrieb und den Gewinn (Bottom Line) haben. Hier sind einige Möglichkeiten, wie eine Verbesserung von 5 % bei OTIF einem Unternehmen zugutekommen könnte:

• Kundenzufriedenheit und -loyalität,
• Bestandskosten, Zugänglichkeit und Auslastung,
• Auftragsabwicklung, Tarife und Ausnahmebehandlung,
• Lieferantenbeziehungen und Erwartungen.

Wie kann ein OMS zur Verbesserung der OTIF-Rate beitragen?

Nach der Messung von OTIF sollten Unternehmen technische Tools analysieren, die in der Lage sind, die Leistung zu verbessern. Ein Order Management System (OMS) ist ein großartiges Beispiel für eine Software, die die OTIF-Erfolge eines Unternehmens verbessern kann.

Es konsolidiert alle Informationen, die erforderlich sind, um Fortschritte bei der OTIF-Verbesserung zu erzielen, und orchestriert und führt alle Aktivitäten aus, die zur Erfüllung von Versprechen und Kundenverpflichtungen erforderlich sind.

Die vier Säulen des Order Managements

Bestand (in Echtzeit): 

Globale Bestandstransparenz ist entscheidend für die OTIF-Verbesserung und die Fähigkeit des Unternehmens, „nicht in Besitz befindliche“ Bestände zu erkennen und zu berücksichtigen. Das bedeutet, Bestandsverteilungen netzwerkweit über alle Quellen hinweg (auch solche, die sich im Transit befinden) zu kennen und die Möglichkeit zu verstehen, dagegen Versprechen abzugeben (viability to promise). Dies ermöglicht es dem Unternehmen, schnell Anpassungen vorzunehmen, wenn Ausnahmen entdeckt werden (z. B. Min/Max, Fehlbestände (Stockouts), Überbestände usw.), und zwar nicht nur aus der Perspektive der Zusage (Promising), sondern es berücksichtigt auch die eingehende Seite der Gleichung (Inbound), die möglicherweise ein Eingreifen erfordert, um Rohstoffe und Produktion zu unterstützen.

Orchestrierung (Kanalagnostisch):

Die Auftragsorchestrierung (nicht zu verwechseln mit linearem Order-Routing) empfängt und zerlegt die Bestellung bis hin zum einzelnen Stück innerhalb einer Bestellposition in einem Auftrag. Um die OTIF-Erwartungen zu erfüllen, ermittelt das OMS basierend auf einem komplexen Regelwerk, Sourcing- und Allokationslogik die beste Bestandsquelle (wie Verteilzentren/Lager usw.), um die individuellen Kundenerwartungen zu erfüllen. Es reorchestiert die Bestellung und führt sie aus bzw. leitet sie an die Fulfillment-Phase weiter. Dies automatisiert und beseitigt die meisten manuellen Schritte und verbessert Zusagen (Commitments) im Vergleich zu grundlegenden Integrationen und linearem Order-Routing exponentiell.

Fulfillment:

Die Flexibilität, von überall aus kaufen, ausführen und bearbeiten/zurückgeben/eingreifen zu können, erleichtert das Erreichen von OTIF-Zielen. Die Integration von OMS-Logistik- und Lagersystemen sollte den Prozess des Kommissionierens, Verpackens, Druckens von frachtführerkonformen Dokumenten und Etiketten sowie des Versands von Aufträgen in die OTIF-Berechnungen einbeziehen. Dies kann besonders wertvoll sein, wenn Aufträge Vorlaufzeiten und Rohmaterialien oder Fertigwaren für Zwecke der Kommissionierung, Fertigung oder Build-to-Order-Prozesse erfordern. Dies kann Vorlaufzeiten reduzieren und die Geschwindigkeit der Produktlieferung verbessern.

Kundenbetreuung:

Ein OMS bietet End-to-End-Transparenz des gesamten Auftragsprozesses von der Erfassung bis zum Abschluss. Dies gibt denjenigen, die OTIF beeinflussen, Handlungsmacht, wenn Störungen auftreten - in Echtzeit. Die Kundenbetreuung beschränkt sich nicht auf ein zentrales Kundenservice-Portal für alle Bestell-, Transaktions- und Kaufhistoriendaten. Es stellt auch sicher, dass kundenzentrierte Strategien zu positiven Erlebnissen und erhöhter Markenloyalität führen. Diese Portal-Fähigkeit aus einer Hand bündelt für Kundenservice-Mitarbeiter Bestellungen über alle Kanäle und Bestellprozesse hinweg. Sie schafft die Möglichkeit für Care-Agenten, mit allen Teilnehmern im Supply-Chain-Ökosystem zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, was eine bessere Planung und Ausführung von Bestellungen ermöglicht, vor allem aber ein Eingreifen in Echtzeit!

Jede Säule im OTIF-Projekt spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg, und die Adressierung von Risiken innerhalb dieser Säulen bietet Chancen zur Verbesserung. Metriken, die OTIF antreiben, können über alle Säulen hinweg beeinflusst werden. Beispielsweise sind verspätete Lieferungen nicht immer die Schuld des Lagers, sondern könnten das Ergebnis von Überverpflichtungen (Overcommitments) bei der Auftragserteilung sein.

Die Implementierung eines effektiven OMS mit geeigneten Sourcing- und Allokationsalgorithmen kann solche Fehler eliminieren. Ein OMS optimiert die Auftragsabwicklung, verbessert die Zusammenarbeit mit Lieferanten und bietet Echtzeit-Bestandstransparenz, was zu verbesserten OTIF-Raten führt. Durch das Anpacken von Fehlerursachen und die Implementierung von Strategien können Unternehmen ihre OTIF-Performance schnell verbessern, wovon die Kundenzufriedenheit, die Kostenreduzierung und die Gesamteffizienz profitieren."